Objectregistratie is het toevoegen van nieuwe objecten aan het collectiebeheersysteem van een museum, galerie of andere organisatie die objecten verzamelt en bewaart. Het proces omvat het aanmaken en bijwerken van registraties over de verwerving of bruikleen van objecten.

De eerste stap is het aanmaken van een registratie voor elk object dat de collectie binnenkomt. Deze registratie bevat meestal basisgegevens zoals de objectnaam, een beschrijving, de herkomst en andere relevante details. De registratie dient als unieke identificatie van het object en wordt gedurende de hele levenscyclus van het object binnen de collectie gebruikt.

Verwerving is een cruciale functie binnen collectiebeheer: het documenteren en beheren van objecten die aan de collectie van het museum of de instelling zijn toegevoegd. Collectiebeheersoftware biedt instellingen de hulpmiddelen om verwervingsgegevens en de bijbehorende taken efficiënt te beheren.

Bij verwerving worden belangrijke gegevens over de objecten bijgehouden en vastgelegd, zoals inventarisnummers, catalogusnummers, objectnaam of titel, verwervingsdatum, verwervingswijze en eigendomsoverdracht. Het inventarisnummer is een uniek nummer dat bij de verwerving aan een object wordt toegekend en waarmee het object gedurende zijn hele levenscyclus in de collectie wordt gevolgd.

Inventariscontrole is een essentiële functie van collectiebeheersoftware: instellingen houden er hun objecten mee bij en zorgen dat elk object verantwoord en goed beheerd is. De inventarismodule van een CMS helpt meestal ook bij het identificeren van objecten waarvoor de instelling juridisch verantwoordelijk is, zoals objecten in bruikleen en objecten die nog niet zijn geïnventariseerd.

Om de inventaris actueel te houden, vraagt het CMS doorgaans om gegevens over de standplaats en status van elk object: waar het wordt bewaard, of het tentoongesteld is of in het depot staat, en of het onlangs is geraadpleegd of verplaatst.

De inventarismodule kan ook functies bevatten om rapporten te maken, statuswijzigingen door de tijd heen te volgen en fysieke inventariscontroles uit te voeren om na te gaan of alle objecten aanwezig zijn. Sommige systemen kunnen ook koppelen met RFID of andere volgtechnologie om de standplaats en verplaatsing van objecten binnen de instelling automatisch te bewaken.

Kortom, de inventarismodule van een CMS is onmisbaar om collecties effectief te beheren en te voldoen aan de wettelijke en ethische verantwoordelijkheid voor het behoud en de bescherming van cultureel erfgoed.

Standplaats- en verplaatsingsbeheer zijn belangrijke functies van collectiebeheersoftware die instellingen helpen hun objecten te volgen en verlies of schade te voorkomen. Medewerkers leggen de huidige en eerdere standplaatsen van een object binnen het gebouw vast, zodat het snel en eenvoudig terug te vinden is.

De software registreert de data van verplaatsingen en de toestemming ervoor, zodat elke verplaatsing geautoriseerd en traceerbaar is. Zo kunnen instellingen ook de verplaatsing van objecten tijdens tentoonstellingen, bruiklenen of andere activiteiten bewaken. Naast het bijhouden van huidige en eerdere standplaatsen kan collectiebeheersoftware ook worden gebruikt om depotlocaties te beheren en de beschikbare ruimte optimaal te benutten. Dat is vooral nuttig voor instellingen met grote collecties, waar specifieke objecten snel gevonden en opgehaald moeten kunnen worden.

Kortom, met standplaats- en verplaatsingsbeheer beheren instellingen hun collecties efficiënter, beperken ze het risico op verlies of schade en voldoen ze aan hun wettelijke en ethische verplichtingen.

De catalogusbeschrijving bevat de informatie die een object volledig beschrijft en identificeert: de vervaardiger of kunstenaar, de datering, de plaats van vervaardiging, de herkomst, de objectgeschiedenis, onderzoek naar het object en de relaties met andere objecten.

Conserveringsbeheer is het beheer van informatie over de conservering van een object, vanuit het perspectief van de conservator en de collectiebeheerder. Dit omvat conserveringsaanvragen, onderzoeksverslagen, conditierapporten, registraties van preventieve maatregelen en behandelgeschiedenis.

Risicobeheer betreft het beheer van informatie over mogelijke bedreigingen voor collectieobjecten. Dit omvat documentatie van specifieke risico's, registratie van preventieve maatregelen, calamiteitenplannen en -procedures, en contactgegevens voor noodgevallen.

Bij verzekerings- en waarderingsbeheer wordt vastgelegd welke verzekering nodig is voor objecten waarvoor de instelling verantwoordelijk is, ook voor objecten in bruikleen. Daarnaast wordt de geldwaarde van objecten voor verzekeringsdoeleinden bepaald, inclusief gegevens over taxateurs, zoals hun naam, contactgegevens en eerdere taxaties.

Tentoonstellingsbeheer is het beheer van de tentoonstelling of presentatie van een object, inclusief de tentoonstellingsgeschiedenis en eventueel onderzoek dat voor een tentoonstelling naar het object is gedaan. Sommige geavanceerde systemen kunnen informatie uit het systeem ook tonen op de museumwebsite of in een online tentoonstelling.

Verzend- en transportbeheer betreft objecten die het gebouw van de instelling verlaten en naar een andere locatie gaan. Daarbij worden onder meer de locatiegegevens, verpakkingsnotities, afmetingen van kisten, toestemmingen, douanegegevens en het vervoermiddel vastgelegd, inclusief gegevens over de koerier.

Bruikleenbeheer betreft de tijdelijke overdracht van de verantwoordelijkheid voor een object van het ene museum aan een andere instelling, of andersom. Dit omvat bruikleenovereenkomsten, bruikleengeschiedenis, kosten en betalingen, paklijsten, locatiegegevens, facility reports en registratie van verlopen bruiklenen.

Beheer van digitale objecten in de collectie, zoals audio-, video- en beeldbestanden. Dit kan documentatie over auteursrecht, gebruiksbeperkingen en digitale duurzaamheid omvatten. Geavanceerdere systemen kunnen bestanden ook converteren, stilstaande beelden extraheren en metadata bewerken.

Documentatie van de fysieke staat van een object, inclusief schade, slijtage of achteruitgang die vóór, tijdens of na de verwerving kan zijn ontstaan. Dit kan aantekeningen over eerdere behandelingen of restauraties bevatten, en aanbevelingen voor toekomstige zorg en conservering. Regelmatige conditierapportage is essentieel om de staat van een object door de tijd heen te volgen en veranderingen te signaleren die actie vereisen.

Documentatie van de eigendomsgeschiedenis van een object, met informatie over eerdere eigenaren, handelaren en veilinggegevens. Herkomstonderzoek is belangrijk om de echtheid van een object vast te stellen en om mogelijke juridische of ethische problemen rond de verwerving op te sporen. Het helpt ook om de historische context van een object te achterhalen en de betekenis ervan in een bredere culturele of maatschappelijke context te begrijpen.

Beheer van het proces waarmee nieuwe objecten aan de collectie worden toegevoegd, inclusief documentatie van de verwervingsgeschiedenis, taxaties, herkomstonderzoek, conserveringsbeoordelingen en juridische overeenkomsten. Verwervingsbeheer is essentieel om nieuwe objecten verantwoord en ethisch te verwerven en ze zo in de collectie op te nemen dat ze de missie en doelen van de instelling ondersteunen.

Beheer van het proces waarmee objecten uit de collectie worden verwijderd, inclusief documentatie van de afstotingsgeschiedenis, wettelijke vereisten, ethische overwegingen en de bestemming van de objecten na afstoting. Afstotingsbeheer is essentieel om de integriteit van de collectie te bewaken en ervoor te zorgen dat objecten alleen worden afgestoten wanneer dat nodig is, op een verantwoorde en transparante manier.

Beheer van het planningsproces voor tentoonstellingen, inclusief documentatie van tentoonstellingsvoorstellen, budgetten, planningen, bruikleenovereenkomsten en marketingplannen. Tentoonstellingsplanning is essentieel om boeiende en betekenisvolle tentoonstellingen te maken die aansluiten bij de missie en doelen van de instelling en bezoekers nieuwe inzichten in de collectie geven.

Beheer van de manieren waarop bezoekers met de museumcollectie in aanraking komen, inclusief documentatie van bezoekersstatistieken, tentoonstellingsevaluaties en bezoekersfeedback. Dit is essentieel om te begrijpen hoe bezoekers de collectie beleven, verbeterpunten te vinden en betekenisvolle ervaringen te creëren die waardering en begrip voor de collectie vergroten.

Beheer van de fysieke standplaats en verplaatsing van objecten in de collectie, inclusief documentatie van standplaatsen, het volgen van verplaatsingen en het afstemmen van de fysieke inventaris op de collectiedatabase. Inventarisbeheer is essentieel voor de fysieke veiligheid van de objecten en voor nauwkeurige, actuele gegevens over standplaatsen en verplaatsingen.

Beheer van intellectueel eigendom en auteursrecht rond de collectie, inclusief documentatie van rechthebbenden, toestemmingen, licenties en royalty's. Rechtenbeheer is essentieel om de intellectuele-eigendomsrechten van de instelling en de makers te beschermen en om toegang tot en gebruik van objecten in de collectie te regelen.

Beheer van de fysieke bewaaromgeving en -omstandigheden van objecten in de collectie, inclusief documentatie van depotlocaties, klimaatomstandigheden en plaagbeheersing. Depotbeheer is essentieel voor de fysieke staat en levensduur van de objecten en voor hun veiligheid en toegankelijkheid.

Beheer van objecten die in consignatie aan de instelling zijn gegeven om te verkopen, inclusief documentatie van consignatieovereenkomsten, verkoopgegevens en gegevens van de consignatiegever. Consignatiebeheer levert de instelling inkomsten op en helpt de collectie uit te breiden en nieuwe objecten aan het publiek aan te bieden.

Beheer van de fysieke voorzieningen en infrastructuur die nodig zijn voor collectiebeheer, inclusief documentatie van onderhoudsschema's, reparaties en de inventaris van apparatuur. Facilitair beheer is essentieel voor een veilige en goed functionerende omgeving voor collectiebeheer en om kosten te beheersen en middelen optimaal in te zetten.

Beheer van digitale bestanden rond de collectie, inclusief documentatie van bestanden, metadata en beleid voor digitale duurzaamheid. Digitaal mediabeheer is essentieel om digital-born en gedigitaliseerd materiaal te bewaren en toegankelijk te maken, en om digitaal onderzoek te ondersteunen.

Beheer van het ontwerp- en planningsproces voor tentoonstellingen, inclusief documentatie van tentoonstellingsconcepten, ontwerpen en budgetten. Dit is essentieel om aantrekkelijke en informatieve tentoonstellingen te maken die de collectie tonen en bezoekers trekken, en om de doelen van de instelling te halen.

Beheer van educatieve activiteiten en programma's rond de collectie, inclusief documentatie van programmadoelen, doelgroepen en evaluatiecriteria. Dit is essentieel om uiteenlopende doelgroepen te bereiken, cultureel begrip en waardering te bevorderen en de waarde en relevantie van de collectie voor de samenleving te laten zien.