COLLECTIEBEHEER

Een Collectiebeheersysteem (CMS), ook bekend als een Collectieinformatiesysteem, is software die wordt gebruikt door verzamelende instellingen, individuele privéverzamelaars en hobbyisten om hun collecties te beheren en te organiseren. Deze instellingen variëren van grote internationale musea en archieven tot kleinere, gespecialiseerde instellingen zoals lokale historische musea en behoudsverenigingen. Bibliotheken en galerieën worden ook beschouwd als verzamelende instellingen. Door alle informatie met betrekking tot hun objecten bij te houden, stellen CMS'en individuen en instellingen in staat om hun collecties te beheren en te controleren. In grotere instellingen wordt het CMS meestal gebruikt door collectiepersoneel zoals registrars, collectiemanagers en curatoren om objectlocaties, herkomst, curatorinformatie, conserveringsrapporten, professionele taxaties en tentoonstellingsgeschiedenissen vast te leggen. Deze informatie kan ook worden geraadpleegd door andere afdelingen binnen de instelling, waaronder onderwijs, lidmaatschap, boekhouding en administratie.

Hoewel vroege CMS'en in wezen digitale versies van kaartcatalogi waren, zijn moderne systemen geavanceerder en worden ze gebruikt om collectiegerelateerde taken en workflows te automatiseren en te beheren. Ze verbeteren ook de communicatie tussen museumpersoneel en bieden toegang tot collectie-informatie aan academische onderzoekers, institutionele vrijwilligers en het publiek via online methoden.

Bibliotheken en musea hebben verschillende behoeften bij het gebruik van computers om informatie over hun collecties op te nemen. In tegenstelling tot bibliografische informatie over een bibliotheekcollectieobject, die meestal statisch is, zijn museumrecords voortdurend aan verandering onderhevig vanwege de voortdurende behoefte om nieuwe informatie aan de records toe te voegen. Deze behoefte leidde ertoe dat musea interesse toonden in het gebruik van computers om informatie over hun collecties vast te leggen sinds de ontwikkeling van machineleesbare standaarden voor bibliotheken in de jaren 60.

In 1967 probeerde het Museum Computer Network (MCN), een informele groep van New Yorkse musea, een collectiebeheerdatabase genaamd GRIPHOS te creëren. Tijdens een conferentie van het Metropolitan Museum of Art en IBM in 1968 bespraken sprekers lopende en voorgestelde projecten om collectiebeheer te automatiseren. Om onderzoek naar de ontwikkeling van deze systemen te coördineren, werden professionele verenigingen zoals het Museum Data Bank Coordinating Committee (MDBCC), opgericht in 1972, opgericht om informatie over computers en databases te verspreiden aan musea die geïnteresseerd waren in het implementeren van geautomatiseerde collectiesystemen.

In de jaren 80 werden Collectiebeheersystemen geavanceerder met de opkomst van relationele databases die elk gegevensstuk aan elk ander stuk relateerden. Enkele van de huidige populaire systemen werden oorspronkelijk ontwikkeld voor specifieke instellingen voordat ze als commerciële producten werden uitgebracht. Gallery Systems' The Museum System voor het Metropolitan Museum of Art en Re:discovery Software's Proficio voor de Thomas Jefferson Foundation's Monticello zijn voorbeelden van systemen die aanvankelijk werden ontwikkeld voor specifieke instellingen.

Met de komst van snellere en goedkopere computers in de jaren 90 en de opkomst van het internet, werd collectiebeheersoftware veel geavanceerder, in staat om afbeeldingen te presenteren, informatie op talloze manieren te sorteren, tentoonstellingsinformatie vast te leggen, locaties te volgen en te koppelen aan een museumwebsite. Het doel in de jaren 60 was echter om computers te gebruiken voor collectieregistratie voor verantwoordingsdoeleinden. MCN uitvoerend directeur Everett Ellin waarschuwde dat museumprofessionals publieke toegang als doel moeten opnemen. Anders zou het de moeite niet waard zijn als musea alleen een veredeld registratiesysteem creëren.

Collectiebeheersystemen zijn nu cruciale hulpmiddelen geworden bij het vergroten van de publieke toegang tot collectie-informatie en het uitbreiden van de soorten informatie die worden vastgelegd. Wat ooit een eenvoudig hulpmiddel was voor collectiezorg en inventarisatie is nu een robuust en krachtig instrument geworden voor het opslaan van alle informatie over museumobjecten, inclusief interpretatief materiaal, digitale objecten en digitale surrogaten. Aangezien sommige Collectiebeheersystemen nu Digital Asset Management en inhoudsinformatieopslag integreren, zijn veel museumprofessionals begonnen de afkorting CMS te gebruiken voor Content Management System.

Collectiebeheersystemen omvatten volgens kunsthistoricus en museuminformatieadviseur Robert A. Baron in 1997 meer dan alleen het catalogiseren van collectieobjectinformatie. Ze omvatten verschillende activiteiten zoals administratie, leningen, tentoonstellingen, behoud en opvraging, die al lang deel uitmaken van de museumverantwoordelijkheden. De Canadian Heritage Information Network (CHIN) heeft de Collections Management Software Criteria Checklist (CMSCC) ontwikkeld om een uitgebreide lijst van informatie te bieden die een museum mogelijk wil vastleggen in een CMS. In plaats van informatie te categoriseren op type, organiseert de checklist de lijst op processen en acties, waardoor het voor musea gemakkelijker wordt om de functies te prioriteren die ze nodig hebben in een commercieel CMS.

OBJECTINVOER

Objectinvoer verwijst naar het proces van het toevoegen van nieuwe objecten aan een collectiebeheersoftware systeem dat wordt gebruikt door musea, galerieën of andere organisaties die zich bezighouden met het verzamelen en bewaren van objecten. Het proces omvat het aanmaken en bijwerken van records met betrekking tot de verwerving of lening van objecten. De eerste stap in het objectinvoerproces is het aanmaken van een record voor elk object dat de collectie binnenkomt. Dit record bevat doorgaans basisinformatie zoals de naam van het object, de beschrijving, herkomst en andere relevante details. Dit record dient als een unieke identificatie voor het object en wordt gebruikt gedurende de levenscyclus van het object binnen de collectie van het museum. De volgende stap is het documenteren van de verwerving of lening van het object. Dit kan een ontvangstbewijs of factuur omvatten, een record van de bron van de verwerving en eventuele relevante juridische documenten, zoals schenkingsakten of leningsovereenkomsten. Deze documentatie is belangrijk voor het vaststellen van eigendom en het bieden van een record van de herkomst van het object. Daarnaast is het belangrijk om de reden voor de aanwinst van het object in de collectie van het museum vast te leggen. Dit kan informatie omvatten over de historische of culturele betekenis van het object, de relevantie voor de missie of verzameldoelen van het museum, of andere factoren die de verwerving of lening hebben beïnvloed. Tot slot moet het museum een record bijhouden van de terugkeer van het object naar de eigenaar, hetzij door de voltooiing van een leningsovereenkomst of de overdracht van eigendom. Dit record kan de datum van terugkeer omvatten, de staat van het object op het moment van terugkeer en eventuele aanvullende documentatie met betrekking tot de eigendomsoverdracht. Over het algemeen omvat het proces van objectinvoer het creëren en onderhouden van gedetailleerde records met betrekking tot de verwerving of lening van objecten, evenals de redenen voor hun aanwinst in de collectie van het museum en hun uiteindelijke terugkeer naar hun eigenaren. Door deze informatie zorgvuldig te documenteren, kunnen musea en andere organisaties ervoor zorgen dat hun collecties goed worden beheerd en bewaard voor toekomstige generaties.

VERWERVING

Verwerving is een cruciale functie in collectiebeheer en omvat het documenteren en beheren van objecten die aan de collectie van het museum of de instelling zijn toegevoegd. Collectiebeheersoftware biedt instellingen de benodigde tools om verwervingsinformatie en taken met betrekking tot het verwervingsproces efficiënt te beheren. Het verwervingsproces omvat het bijhouden en documenteren van belangrijke informatie over de objecten, zoals toegangsnummer, catalogusnummer, objectnaam of titel, verwervingsdatum, verwervingsmethode en eigendomsoverdracht. Het toegangsnummer is een uniek identificatienummer dat aan een object wordt toegewezen bij verwerving en wordt gebruikt om het object gedurende zijn levenscyclus in de collectie te volgen. Een goed CMS moet instellingen in staat stellen hun bestaande toegangsnummersysteem te gebruiken, aangezien veel verschillende nummersystemen door verschillende instellingen worden gebruikt. Naast toegangsinformatie moet de software ook in staat zijn om gedetailleerde informatie over de objecten vast te leggen, zoals beschrijvingen, herkomst, toestand en eventuele bijbehorende documentatie of media. Door verwervingsinformatie in een CMS te documenteren en te beheren, kunnen instellingen ervoor zorgen dat hun collectie goed is georganiseerd, onderhouden en toegankelijk voor het publiek. De software kan instellingen ook waardevolle inzichten geven in hun collectie, waaronder statistieken over verwervingspatronen en trends in de loop van de tijd.

INVENTARISBEHEER

Inventarisbeheer is een essentiële functie van collectiebeheersoftware, omdat het instellingen in staat stelt hun objecten bij te houden en ervoor te zorgen dat ze verantwoord en goed beheerd worden. De inventarisbeheermodule van een CMS omvat doorgaans functionaliteit om objecten te identificeren waarvoor de instelling een wettelijke verantwoordelijkheid heeft, zoals geleende objecten en objecten die nog niet zijn geaccumuleerd. Om nauwkeurige inventarisrecords bij te houden, vereist het CMS doorgaans informatie over de locatie en status van elk object. Dit kan informatie omvatten over waar het object is opgeslagen, of het in opslag is of wordt tentoongesteld, en of het recentelijk is geraadpleegd of verplaatst. De inventarisbeheermodule kan ook functies bevatten voor het genereren van rapporten, het bijhouden van statuswijzigingen van objecten in de loop van de tijd en het uitvoeren van fysieke inventariscontroles om te verifiëren dat alle objecten zijn verantwoord. Sommige CMS-systemen kunnen ook integreren met RFID- of andere volgtechnologieën om automatisch de locatie en beweging van objecten binnen de instelling te monitoren. Over het algemeen is de inventarisbeheermodule van een CMS essentieel om ervoor te zorgen dat instellingen hun collecties effectief kunnen beheren en voldoen aan hun wettelijke en ethische verantwoordelijkheden voor het behoud en de bescherming van cultureel erfgoed.

LOCATIE- EN BEWEGINGSBEHEER

Locatie- en bewegingsbeheer zijn belangrijke functies van collectiebeheersoftware die instellingen helpen hun objecten bij te houden en verlies of schade te voorkomen. Deze functies stellen museumpersoneel in staat om de huidige en vorige locaties van een object binnen de instelling vast te leggen, zodat het snel en gemakkelijk kan worden gevonden wanneer dat nodig is. De software registreert de datums van verplaatsing en de autorisaties voor verplaatsing, zodat alle bewegingen geautoriseerd en bijgehouden zijn. Deze functie helpt instellingen ook om de beweging van objecten tijdens tentoonstellingen, leningen of andere activiteiten te monitoren. Naast het bijhouden van de huidige en vorige locaties van objecten, kan collectiebeheersoftware ook worden gebruikt om opslaglocaties te beheren en ruimtegebruik te optimaliseren. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor instellingen met grote collecties, waar het belangrijk is om specifieke objecten snel te kunnen lokaliseren en op te halen. Over het algemeen helpen de locatie- en bewegingsbeheerfuncties van collectiebeheersoftware instellingen om hun collecties efficiënter te beheren, het risico op verlies of schade aan objecten te minimaliseren en te voldoen aan wettelijke en ethische verplichtingen.

CATALOGUSBESCHRIJVING

De catalogusbeschrijving voor collectiebeheersoftware omvat informatie die een uitgebreide beschrijving en identificatie van objecten biedt. Deze informatie omvat de maker/kunstenaar, datum(s) van creatie, plaats van creatie, herkomst, objectgeschiedenis, onderzoek naar het object en de verbindingen met andere objecten.

CONSERVERINGSBEHEER

Conserveringsbeheer in collectiebeheersoftware verwijst naar het beheer van informatie over de conservering van een object, vanuit een curatoriaal en collectiebeheerperspectief. Dit omvat conserveringsverzoeken, onderzoekrecords, toestandsrapporten, preventieve actierecords en behandelingsgeschiedenissen.

RISICOBEHEER

Risicobeheer heeft betrekking op het beheer van informatie over mogelijke bedreigingen voor collectieobjecten. Dit omvat de documentatie van specifieke bedreigingen, records van preventieve maatregelen, rampenplannen en procedures, en noodcontacten.

VERZEKERING EN WAARDERINGBEHEER

Verzekerings- en waarderingbeheer omvat het documenteren van de verzekeringsbehoeften van objecten waarvoor de instelling verantwoordelijk is, inclusief geleende objecten. Het omvat ook het bepalen van de geldwaarde van objecten voor verzekeringsdoeleinden, wat informatie kan omvatten over taxateurs, zoals hun namen, contactinformatie en taxatiegeschiedenis.

TENTOONSTELLINGSBEHEER

In collectiebeheersoftware verwijst tentoonstellingsbeheer naar het beheer van de tentoonstelling of weergave van een object, inclusief de documentatie van de tentoonstellingsgeschiedenis en eventueel onderzoek dat is uitgevoerd op het object voor een tentoonstelling. Sommige geavanceerde collectiebeheersystemen kunnen ook functies bieden waarmee informatie uit het systeem kan worden gepresenteerd op de website van een museum of in een online tentoonstelling.

VERZENDING / VERZENDING / TRANSPORT

Verzending, verzending en transportbeheer in collectiebeheersoftware omvat het beheer van objecten die de instelling verlaten en naar een andere locatie worden overgebracht. Dit omvat de documentatie van locatie-informatie, verpakkingsnotities, kistafmetingen, autorisaties, douane-informatie en transportmiddelen, inclusief koeriersinformatie.

LENEN EN UITLENEN

Lenen en uitlenen beheer betreft de tijdelijke overdracht van verantwoordelijkheid van een object van het ene museum naar een andere instelling of omgekeerd. Dit omvat de documentatie van leningsovereenkomsten, leninggeschiedenis, records van kosten en betalingen, paklijsten, locatie-informatie, faciliteitenrapporten en records van te laat teruggebrachte leningen.

DIGITAAL ACTIVABEHANDLING

Beheer van digitale objecten in de collectie, inclusief audio-, video- en afbeeldingsbestanden. Dit kan documentatie omvatten over auteursrechten, gebruiksbeperkingen en digitale conservering. Geavanceerdere systemen kunnen bestanden transcoderen, stilstaande beelden extraheren en metadata bewerken.

TOESTANDSRAPPORTAGE

De documentatie van de fysieke toestand van een object, inclusief eventuele schade, slijtage of achteruitgang die kan zijn opgetreden voor, tijdens of na verwerving. Dit kan notities bevatten over eerdere behandelingen of restauraties, evenals aanbevelingen voor toekomstige zorg en conservering. Regelmatige toestandsrapportage is essentieel voor het volgen van de toestand van een object in de loop van de tijd en het identificeren van eventuele veranderingen die actie vereisen.

HERKOMSTBEHEER

De documentatie van de eigendomsgeschiedenis van een object, inclusief informatie over eerdere eigenaren, dealers en veilingrecords. Herkomstbeheer is belangrijk voor het vaststellen van de authenticiteit van een object, evenals voor het identificeren van eventuele juridische of ethische kwesties met betrekking tot de verwerving ervan. Het kan ook nuttig zijn voor het traceren van de historische context van een object en het begrijpen van de betekenis ervan binnen een bredere culturele of sociale context.

ACQUISITIEBEHEER

Beheer van het proces van het verwerven van nieuwe objecten voor de collectie, inclusief de documentatie van verwervingsgeschiedenis, taxaties, herkomstonderzoek, conserveringsbeoordelingen en juridische overeenkomsten. Acquisitiebeheer is essentieel om ervoor te zorgen dat nieuwe objecten verantwoord en ethisch worden verworven en dat ze worden geïntegreerd in de collectie op een manier die de missie en doelen van de instelling ondersteunt.

ONTZEGGINGBEHEER

Beheer van het proces van het verwijderen van objecten uit de collectie, inclusief documentatie van ontzeggingsgeschiedenis, wettelijke vereisten, ethische overwegingen en de bestemming van objecten nadat ze zijn verwijderd. Ontzeggingsbeheer is essentieel om de integriteit van de collectie te behouden en ervoor te zorgen dat objecten alleen worden verwijderd wanneer dat nodig is en op een verantwoorde en transparante manier.

TENTOONSTELLINGSPLANNING

Beheer van het planningsproces voor tentoonstellingen, inclusief de documentatie van tentoonstellingsvoorstellen, budgetten, schema's, leningsovereenkomsten en marketingplannen. Tentoonstellingsplanning is essentieel voor het creëren van boeiende en betekenisvolle tentoonstellingen die aansluiten bij de missie en doelen van de instelling, en die bezoekers nieuwe inzichten en perspectieven bieden op de collectie.

BEZOEKERSBETROKKENHEIDSBEHEER

Beheer van de manieren waarop bezoekers in contact komen met de museumcollectie, inclusief documentatie van bezoekersstatistieken, tentoonstellingsevaluaties en bezoekersfeedback. Bezoekersbetrokkenheidsbeheer is essentieel voor het begrijpen van hoe bezoekers de collectie ervaren, het identificeren van verbeterpunten en het creëren van boeiende en betekenisvolle ervaringen die waardering en begrip van de collectie bevorderen.

INVENTARISBEHEER

Beheer van de fysieke locatie en beweging van objecten in de collectie, inclusief documentatie van objectlocaties, het bijhouden van objectbewegingen en het afstemmen van fysieke inventarissen met collectiedatabases. Inventarisbeheer is essentieel voor het waarborgen van de fysieke beveiliging van objecten in de collectie, evenals voor het handhaven van nauwkeurige en actuele records van objectlocaties en bewegingen.

RECHTENBEHEER

Beheer van intellectueel eigendom en auteursrecht met betrekking tot de collectie, inclusief documentatie van eigendomsrechten, toestemmingen, licenties en royalty's. Rechtenbeheer is essentieel voor het beschermen van de intellectuele eigendomsrechten van de instelling en makers, evenals voor het beheren van toegang en gebruik van objecten in de collectie.

OPSLAGBEHEER

Beheer van de fysieke opslagomgeving en -omstandigheden voor objecten in de collectie, inclusief documentatie van opslaglocaties, omgevingsomstandigheden en plaagbestrijding. Opslagbeheer is essentieel voor het behoud van de fysieke staat en levensduur van objecten in de collectie, evenals voor het waarborgen van hun veiligheid en toegankelijkheid.

CONSIGNATIEBEHEER

Beheer van objecten die aan de instelling zijn toevertrouwd voor verkoop, inclusief de documentatie van consignatieovereenkomsten, verkooprecords en consignatiegeverinformatie. Consignatiebeheer is essentieel voor het bieden van een inkomstenstroom voor de instelling, evenals voor het uitbreiden van de collectie en het bieden van nieuwe objecten voor verkoop aan het publiek.

FACILITEITENBEHEER

Beheer van de fysieke faciliteiten en infrastructuur die nodig zijn voor collectiebeheer, inclusief documentatie van onderhoudsschema's, reparatieregisters en apparatuurinventaris. Faciliteitenbeheer is essentieel voor het waarborgen van een veilige en functionele omgeving voor collectiebeheeractiviteiten, evenals voor het beheersen van kosten en het optimaliseren van middelen.

DIGITAAL ACTIVABEHANDLING

Beheer van digitale activa met betrekking tot de collectie, inclusief documentatie van digitale bestanden, metadata en bewaarbeleid. Digitaal activabeheer is essentieel voor het behouden en toegankelijk maken van digitaal geboren en gedigitaliseerd materiaal, evenals voor het ondersteunen van digitaal onderzoek en wetenschappelijk werk.

TENTOONSTELLINGSONTWERPBEHEER

Beheer van het ontwerp- en planningsproces voor tentoonstellingen, inclusief de documentatie van tentoonstellingconcepten, ontwerpen en budgetten. Tentoonstellingsontwerpbeheer is essentieel voor het creëren van boeiende en informatieve tentoonstellingen die de collectie laten zien en bezoekers aantrekken, evenals voor het behalen van institutionele doelen en doelstellingen.

ONDERWIJS- EN PROGRAMMABEHEER

Beheer van educatieve en programmeringsinitiatieven met betrekking tot de collectie, inclusief de documentatie van programmaobjectieven, doelgroepen en evaluatiemetrics. Onderwijs- en programmabeheer is essentieel voor het betrekken van diverse doelgroepen, het bevorderen van cultureel begrip en waardering, en het aantonen van de waarde en relevantie van de collectie voor de gemeenschap.