Регистрация объектов относится к процессу добавления новых объектов в систему программного обеспечения для управления коллекциями, используемую музеями, галереями или другими организациями, которые занимаются сбором и сохранением объектов. Процесс включает создание и обновление записей, связанных с приобретением или предоставлением объектов во временное пользование.

Первый шаг в процессе регистрации объектов - создать запись для каждого объекта, поступающего в коллекцию. Эта запись обычно включает основную информацию, такую как название объекта, его описание, происхождение и любые другие соответствующие детали. Эта запись служит уникальным идентификатором объекта и используется на протяжении всего жизненного цикла объекта в коллекции музея.

Приобретение является критически важной функцией в управлении коллекциями и включает документирование и управление объектами, которые были добавлены в коллекцию музея или учреждения. Программное обеспечение для управления коллекциями предоставляет учреждениям необходимые инструменты для эффективного управления информацией о приобретении и задачами, связанными с процессом приобретения.

Процесс приобретения включает отслеживание и документирование важной информации об объектах, такой как учетные номера, каталожные номера, название или наименование объекта, дата приобретения, метод приобретения и передача права собственности. Учетный номер - это уникальный идентификационный номер, присваиваемый объекту при приобретении, и он используется для отслеживания объекта на протяжении всего его жизненного цикла в коллекции.

Контроль инвентаризации является важной функцией программного обеспечения для управления коллекциями, поскольку позволяет учреждениям отслеживать свои объекты и гарантировать, что они учтены и правильно управляются. Модуль контроля инвентаризации СУК обычно включает функциональность для помощи в идентификации объектов, за которые учреждение несет юридическую ответственность, таких как объекты, предоставленные во временное пользование, и объекты, которые еще не были приняты на учет.

Для ведения точных инвентарных записей СУК обычно требует информацию о местоположении и статусе каждого объекта. Это может включать информацию о том, где хранится объект, находится ли он на выставке или на хранении, и был ли он недавно доступен или перемещен.

Модуль контроля инвентаризации может также включать функции для создания отчетов, отслеживания изменений в статусе объектов с течением времени и проведения физических инвентаризационных проверок для подтверждения того, что все объекты учтены. Некоторые системы СУК также могут интегрироваться с RFID или другими технологиями отслеживания для автоматического мониторинга местоположения и перемещения объектов внутри учреждения.

В целом, модуль контроля инвентаризации СУК имеет важное значение для обеспечения того, чтобы учреждения могли эффективно управлять своими коллекциями и выполнять свои юридические и этические обязанности по сохранению и защите объектов культурного наследия.

Контроль местоположения и перемещения являются важными функциями программного обеспечения для управления коллекциями, которые помогают учреждениям отслеживать свои объекты и предотвращать потерю или повреждение. Эти функции позволяют музейному персоналу записывать текущее и прошлые местоположения объекта на территории учреждения, чтобы его можно было быстро и легко найти при необходимости.

Программное обеспечение записывает даты перемещения и разрешения на перемещение, гарантируя, что все перемещения авторизованы и отслеживаются. Эта функция также помогает учреждениям контролировать перемещение объектов во время выставок, предоставления во временное пользование или других мероприятий. Помимо отслеживания текущего и прошлых местоположений объектов, программное обеспечение для управления коллекциями также может использоваться для управления местами хранения и оптимизации использования пространства. Это может быть особенно полезно для учреждений с большими коллекциями, где важно иметь возможность быстро находить и извлекать конкретные объекты.

В целом, функции контроля местоположения и перемещения программного обеспечения для управления коллекциями помогают учреждениям более эффективно управлять своими коллекциями, минимизировать риск потери или повреждения объектов и обеспечивать соблюдение юридических и этических обязательств.

Каталожное описание для программного обеспечения управления коллекциями включает информацию, которая предоставляет исчерпывающее описание и идентификацию объектов. Эта информация включает создателя/производителя/художника, дату(ы) создания, место создания, происхождение, историю объекта, исследования объекта и его связи с другими объектами.

Управление консервацией в программном обеспечении для управления коллекциями относится к управлению информацией о консервации объекта с кураторской и коллекционной точки зрения. Это включает запросы на консервацию, записи осмотров, отчеты о состоянии, записи превентивных действий и истории обработки.

Управление рисками относится к управлению информацией о возможных угрозах для объектов коллекции. Это включает документацию конкретных угроз, записи превентивных мер, планы и процедуры действий в случае бедствия, а также контакты для экстренных случаев.

Управление контролем страхования и оценки включает документирование страховых потребностей объектов, за которые отвечает учреждение, включая объекты, предоставленные во временное пользование. Это также включает определение денежной стоимости объектов для целей страхования, что может включать информацию об оценщиках, такую как их имена, контактную информацию и историю оценки.

В программном обеспечении для управления коллекциями управление выставками относится к управлению выставкой или демонстрацией объекта, что включает документирование истории его выставок и любых исследований, проведенных в отношении объекта для выставки. Некоторые продвинутые системы управления коллекциями также могут предлагать функции, которые позволяют представление информации из системы на веб-сайте музея или в онлайн-выставке.

Управление отправкой, доставкой и транспортировкой в программном обеспечении для управления коллекциями включает управление объектами, покидающими территорию учреждения и передаваемыми в другое место. Это включает документирование информации о местоположении, упаковочных примечаний, размеров ящиков, разрешений, таможенной информации и средств транспортировки, что включает информацию о курьере.

Управление предоставлением во временное пользование и заимствованием - это временная передача ответственности за объект из одного музея в другое учреждение или наоборот. Это включает документирование договоров о предоставлении во временное пользование, истории предоставления, записей о расходах и платежах, упаковочных листов, информации о месте проведения, отчетов об объектах и записей о просроченных предоставлениях.

Управление цифровыми объектами в коллекции, включая аудио-, видео- и графические файлы. Это может включать документацию об авторских правах, ограничениях на использование и цифровом сохранении. Более продвинутые системы могут иметь возможность транскодировать файлы, извлекать неподвижные изображения и редактировать метаданные.

Документация физического состояния объекта, включая любые повреждения, износ или ухудшение, которые могли произойти до, во время или после приобретения. Это может включать примечания о предыдущих обработках или реставрациях, а также рекомендации по будущему уходу и консервации. Регулярные отчеты о состоянии имеют важное значение для отслеживания состояния объекта с течением времени и выявления любых изменений, которые могут потребовать действий.

Документация истории владения объектом, включая информацию о предыдущих владельцах, дилерах и аукционных записях. Отслеживание происхождения важно для установления подлинности объекта, а также для выявления любых потенциальных юридических или этических вопросов, связанных с его приобретением. Это также может быть полезно для отслеживания исторического контекста объекта и понимания его значимости в более широком культурном или социальном контексте.

Управление процессом приобретения новых объектов для коллекции, включая документацию истории приобретения, оценок, исследований происхождения, консервационных оценок и юридических соглашений. Управление приобретениями имеет важное значение для обеспечения того, чтобы новые объекты приобретались ответственно и этично, и чтобы они интегрировались в коллекцию таким образом, чтобы поддерживать миссию и цели учреждения.

Управление процессом удаления объектов из коллекции, включая документацию истории списания, юридических требований, этических соображений и распоряжения объектами после их удаления. Управление списанием имеет важное значение для поддержания целостности коллекции и обеспечения того, чтобы объекты удалялись только тогда, когда это необходимо, и ответственным и прозрачным образом.

Управление процессом планирования выставок, включая документацию предложений по выставкам, бюджетов, графиков, договоров о предоставлении во временное пользование и маркетинговых планов. Планирование выставок имеет важное значение для создания привлекательных и значимых выставок, которые соответствуют миссии и целям учреждения и предоставляют посетителям новые идеи и перспективы в отношении коллекции.

Управление способами взаимодействия посетителей с музейной коллекцией, включая документацию статистики посетителей, оценок выставок и отзывов посетителей. Управление вовлечением посетителей имеет важное значение для понимания того, как посетители воспринимают коллекцию, выявления областей для улучшения и создания привлекательных и значимых впечатлений, которые способствуют признанию и пониманию коллекции.

Управление физическим местоположением и перемещением объектов в коллекции, включая документацию местоположений объектов, отслеживание перемещений объектов и сверку физических инвентаризаций с базами данных коллекций. Управление инвентаризацией имеет важное значение для обеспечения физической безопасности объектов в коллекции, а также для ведения точных и актуальных записей о местоположении и перемещениях объектов.

Управление интеллектуальной собственностью и авторскими правами, связанными с коллекцией, включая документацию владения правами, разрешений, лицензий и роялти. Управление правами имеет важное значение для защиты прав интеллектуальной собственности учреждения и создателей, а также для управления доступом и использованием объектов в коллекции.

Управление физической средой хранения и условиями для объектов в коллекции, включая документацию мест хранения, экологических условий и борьбы с вредителями. Управление хранением имеет важное значение для поддержания физического состояния и долговечности объектов в коллекции, а также для обеспечения их безопасности и доступности.

Управление объектами, которые переданы учреждению на продажу, включая документацию договоров консигнации, записей о продажах и информации о консигнантах. Управление консигнацией имеет важное значение для обеспечения источника дохода для учреждения, а также для расширения коллекции и предоставления новых объектов для продажи публике.

Управление физическими помещениями и инфраструктурой, необходимыми для управления коллекцией, включая документацию графиков технического обслуживания, записей о ремонте и инвентаризации оборудования. Управление помещениями имеет важное значение для обеспечения безопасной и функциональной среды для деятельности по управлению коллекциями, а также для контроля затрат и оптимизации распределения ресурсов.

Управление цифровыми активами, связанными с коллекцией, включая документацию цифровых файлов, метаданных и политик сохранения. Управление цифровыми активами имеет важное значение для сохранения и предоставления доступа к цифровым материалам и оцифрованным материалам, а также для поддержки цифровых научных исследований.

Управление процессом проектирования и планирования выставок, включая документацию концепций выставок, дизайнов и бюджетов. Управление дизайном выставок имеет важное значение для создания привлекательных и информативных выставок, которые демонстрируют коллекцию и привлекают посетителей, а также для достижения институциональных целей и задач.

Управление образовательными и программными инициативами, связанными с коллекцией, включая документацию целей программы, целевых аудиторий и показателей оценки. Управление образованием и программами имеет важное значение для взаимодействия с разнообразными аудиториями, содействия культурному пониманию и признанию, а также демонстрации ценности и актуальности коллекции для сообщества.