يشير إدخال القطع إلى عملية إضافة قطع جديدة إلى نظام برنامج إدارة المجموعات المستخدم من قبل المتاحف أو المعارض أو المنظمات الأخرى التي تتعامل مع جمع القطع والحفاظ عليها. تتضمن العملية إنشاء وتحديث السجلات المتعلقة باقتناء أو إعارة القطع.

الخطوة الأولى في عملية إدخال القطع هي إنشاء سجل لكل قطعة تدخل المجموعة. يتضمن هذا السجل عادةً معلومات أساسية مثل اسم القطعة ووصفها ومصدرها وأي تفاصيل أخرى ذات صلة. يعمل هذا السجل كمعرف فريد للقطعة ويستخدم طوال دورة حياة القطعة داخل مجموعة المتحف.

الاقتناء وظيفة حاسمة في إدارة المجموعات، ويتضمن توثيق وإدارة القطع التي تمت إضافتها إلى مجموعة المتحف أو المؤسسة. يوفر برنامج إدارة المجموعات للمؤسسات الأدوات اللازمة لإدارة معلومات الاقتناء والمهام المتعلقة بعملية الاقتناء بكفاءة.

تتضمن عملية الاقتناء تتبع وتوثيق المعلومات المهمة حول القطع، مثل أرقام الانضمام وأرقام الفهرس واسم القطعة أو العنوان وتاريخ الاقتناء وطريقة الاقتناء ونقل الملكية. رقم الانضمام هو رقم تعريف فريد يتم تعيينه لقطعة عند الاقتناء، ويستخدم لتتبع القطعة طوال دورة حياتها في المجموعة.

التحكم في الجرد وظيفة أساسية لبرنامج إدارة المجموعات، حيث يسمح للمؤسسات بتتبع قطعها والتأكد من حسابها وإدارتها بشكل صحيح. تتضمن وحدة التحكم في الجرد في CMS عادةً وظائف للمساعدة في تحديد القطع التي تتحمل المؤسسة مسؤولية قانونية عنها، مثل القطع المعارة والقطع التي لم يتم ضمها بعد.

من أجل الحفاظ على سجلات جرد دقيقة، سيتطلب CMS عادةً معلومات حول موقع كل قطعة وحالتها. قد يشمل ذلك معلومات حول مكان تخزين القطعة، وما إذا كانت معروضة أو في التخزين، وما إذا كان قد تم الوصول إليها أو نقلها مؤخراً.

قد تتضمن وحدة التحكم في الجرد أيضاً ميزات لإنشاء التقارير وتتبع التغييرات في حالة القطع مع مرور الوقت وإجراء عمليات تدقيق جرد مادي للتحقق من حساب جميع القطع. قد تتكامل بعض أنظمة CMS أيضاً مع تقنيات RFID أو تقنيات التتبع الأخرى لمراقبة موقع وحركة القطع داخل المؤسسة تلقائياً.

بشكل عام، وحدة التحكم في الجرد في CMS ضرورية لضمان قدرة المؤسسات على إدارة مجموعاتها بفعالية وتلبية مسؤولياتها القانونية والأخلاقية للحفاظ على قطع التراث الثقافي وحمايتها.

التحكم في الموقع والحركة ميزات مهمة لبرنامج إدارة المجموعات تساعد المؤسسات في تتبع قطعها ومنع الفقدان أو الضرر. تسمح هذه الميزات لموظفي المتحف بتسجيل الموقع الحالي والسابق للقطعة داخل مباني المؤسسة بحيث يمكن تحديد موقعها بسرعة وسهولة عند الحاجة.

يسجل البرنامج تواريخ الحركة والتفويضات للحركة، مما يضمن أن جميع الحركات مصرح بها ومتتبعة. تساعد هذه الميزة أيضاً المؤسسات على مراقبة حركة القطع أثناء المعارض أو الإعارات أو الأنشطة الأخرى. بالإضافة إلى تتبع المواقع الحالية والسابقة للقطع، يمكن أيضاً استخدام برنامج إدارة المجموعات لإدارة مواقع التخزين وتحسين استخدام المساحة. يمكن أن يكون هذا مفيداً بشكل خاص للمؤسسات ذات المجموعات الكبيرة، حيث من المهم أن تكون قادراً على تحديد موقع واسترجاع قطع محددة بسرعة.

بشكل عام، تساعد ميزات التحكم في الموقع والحركة لبرنامج إدارة المجموعات المؤسسات على إدارة مجموعاتها بشكل أكثر كفاءة، وتقليل مخاطر فقدان أو تلف القطع، وضمان الامتثال للالتزامات القانونية والأخلاقية.

يتضمن وصف الفهرس لبرنامج إدارة المجموعات معلومات توفر وصفاً وتحديداً شاملاً للقطع. تشمل هذه المعلومات المنشئ/الصانع/الفنان، وتاريخ (تواريخ) الإنشاء، ومكان الإنشاء، والمصدر، وتاريخ القطعة، والبحث حول القطعة، وعلاقاتها بالقطع الأخرى.

تشير إدارة الحفظ في برنامج إدارة المجموعات إلى إدارة المعلومات حول حفظ القطعة، من منظور قيم ومدير المجموعات. يتضمن ذلك طلبات الحفظ وسجلات الفحص وتقارير الحالة وسجلات الإجراءات الوقائية وتواريخ العلاج.

تتعلق إدارة المخاطر بإدارة المعلومات حول التهديدات المحتملة لقطع المجموعة. يتضمن ذلك توثيق التهديدات المحددة وسجلات التدابير الوقائية وخطط وإجراءات الكوارث وجهات الاتصال في حالات الطوارئ.

تتضمن إدارة التحكم في التأمين والتقييم توثيق احتياجات التأمين للقطع التي تتحمل المؤسسة مسؤوليتها، بما في ذلك القطع المعارة. كما يتضمن تحديد القيمة النقدية للقطع لأغراض التأمين، والتي قد تشمل معلومات حول المثمنين، مثل أسمائهم ومعلومات الاتصال وتاريخ التقييم.

في برنامج إدارة المجموعات، تشير إدارة المعارض إلى إدارة معرض أو عرض القطعة، والذي يتضمن توثيق تاريخ معرضها وأي بحث أجري على القطعة لمعرض. قد توفر بعض أنظمة إدارة المجموعات المتقدمة أيضاً ميزات تسمح بعرض المعلومات من النظام على موقع المتحف أو في معرض عبر الإنترنت.

تتضمن إدارة الإرسال والشحن والنقل في برنامج إدارة المجموعات إدارة القطع التي تغادر مباني المؤسسة ويتم نقلها إلى موقع مختلف. يتضمن ذلك توثيق معلومات الموقع وملاحظات التعبئة وأبعاد الصندوق والتفويضات ومعلومات الجمارك ووسائل النقل، والتي تشمل معلومات الناقل.

إدارة الإعارة والاستعارة هي النقل المؤقت لمسؤولية قطعة من متحف إلى مؤسسة أخرى أو العكس. يتضمن ذلك توثيق اتفاقيات الإعارة وتاريخ الإعارة وسجلات التكاليف والمدفوعات وقوائم التعبئة ومعلومات المكان وتقارير المرافق وسجلات الإعارات المتأخرة.

إدارة القطع الرقمية في المجموعة، بما في ذلك ملفات الصوت والفيديو والصور. يمكن أن يشمل ذلك التوثيق حول حقوق النشر وقيود الاستخدام والحفظ الرقمي. قد تتمتع الأنظمة الأكثر تقدماً بالقدرة على تحويل الملفات واستخراج الصور الثابتة وتحرير البيانات الوصفية.

توثيق الحالة المادية للقطعة، بما في ذلك أي ضرر أو تآكل أو تدهور قد يكون حدث قبل أو أثناء أو بعد الاقتناء. يمكن أن يشمل ذلك ملاحظات حول العلاجات أو الترميمات السابقة، بالإضافة إلى التوصيات للرعاية والحفظ في المستقبل. تقارير الحالة المنتظمة ضرورية لتتبع حالة القطعة مع مرور الوقت وتحديد أي تغييرات قد تتطلب إجراءً.

توثيق تاريخ ملكية القطعة، بما في ذلك معلومات حول المالكين السابقين والتجار وسجلات المزادات. يعد تتبع المصدر مهماً لإثبات أصالة القطعة، بالإضافة إلى تحديد أي قضايا قانونية أو أخلاقية محتملة تتعلق باقتنائها. يمكن أن يكون مفيداً أيضاً لتتبع السياق التاريخي للقطعة وفهم أهميتها ضمن سياق ثقافي أو اجتماعي أوسع.

إدارة عملية الحصول على قطع جديدة للمجموعة، بما في ذلك توثيق تاريخ الاقتناء والتقييمات وبحث المصدر وتقييمات الحفظ والاتفاقيات القانونية. إدارة الاقتناء ضرورية لضمان الحصول على قطع جديدة بمسؤولية وأخلاقية، وأنها تتكامل في المجموعة بطريقة تدعم مهمة وأهداف المؤسسة.

إدارة عملية إزالة القطع من المجموعة، بما في ذلك توثيق تاريخ الاستبعاد والمتطلبات القانونية والاعتبارات الأخلاقية والتخلص من القطع بعد إزالتها. إدارة الاستبعاد ضرورية للحفاظ على سلامة المجموعة وضمان إزالة القطع فقط عند الضرورة وبطريقة مسؤولة وشفافة.

إدارة عملية التخطيط للمعارض، بما في ذلك توثيق مقترحات المعارض والميزانيات والجداول الزمنية واتفاقيات الإعارة وخطط التسويق. تخطيط المعارض ضروري لإنشاء معارض جذابة وذات مغزى تتماشى مع مهمة وأهداف المؤسسة، وتوفر للزوار رؤى ووجهات نظر جديدة حول المجموعة.

إدارة الطرق التي يتفاعل بها الزوار مع مجموعة المتحف، بما في ذلك توثيق إحصائيات الزوار وتقييمات المعارض وملاحظات الزوار. إدارة تفاعل الزوار ضرورية لفهم كيفية تجربة الزوار للمجموعة، وتحديد مجالات التحسين، وخلق تجارب جذابة وذات مغزى تعزز التقدير والفهم للمجموعة.

إدارة الموقع المادي وحركة القطع في المجموعة، بما في ذلك توثيق مواقع القطع وتتبع حركات القطع ومطابقة الجرود المادية مع قواعد بيانات المجموعة. إدارة الجرد ضرورية لضمان الأمن المادي للقطع في المجموعة، بالإضافة إلى الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لمواقع وحركات القطع.

إدارة الملكية الفكرية وحقوق النشر المتعلقة بالمجموعة، بما في ذلك توثيق ملكية الحقوق والأذونات والتراخيص والإتاوات. إدارة الحقوق ضرورية لحماية حقوق الملكية الفكرية للمؤسسة والمبدعين، بالإضافة إلى إدارة الوصول واستخدام القطع في المجموعة.

إدارة بيئة التخزين المادية والظروف للقطع في المجموعة، بما في ذلك توثيق مواقع التخزين والظروف البيئية وإدارة الآفات. إدارة التخزين ضرورية للحفاظ على الحالة المادية وطول عمر القطع في المجموعة، بالإضافة إلى ضمان أمنها وإمكانية الوصول إليها.

إدارة القطع المودعة لدى المؤسسة للبيع، بما في ذلك توثيق اتفاقيات الإيداع وسجلات المبيعات ومعلومات المودع. إدارة الإيداع ضرورية لتوفير مصدر دخل للمؤسسة، بالإضافة إلى توسيع المجموعة وتوفير قطع جديدة للبيع للجمهور.

إدارة المرافق المادية والبنية التحتية المطلوبة لإدارة المجموعات، بما في ذلك توثيق جداول الصيانة وسجلات الإصلاح وجرد المعدات. إدارة المرافق ضرورية لضمان بيئة آمنة وعملية لأنشطة إدارة المجموعات، بالإضافة إلى التحكم في التكاليف وتحسين تخصيص الموارد.

إدارة الأصول الرقمية المتعلقة بالمجموعة، بما في ذلك توثيق الملفات الرقمية والبيانات الوصفية وسياسات الحفظ. إدارة الأصول الرقمية ضرورية للحفاظ على المواد الرقمية الأصلية والرقمية وتوفير الوصول إليها، بالإضافة إلى دعم البحث والدراسة الرقمية.

إدارة عملية التصميم والتخطيط للمعارض، بما في ذلك توثيق مفاهيم المعارض والتصاميم والميزانيات. إدارة تصميم المعارض ضرورية لإنشاء معارض جذابة وإعلامية تعرض المجموعة وتجذب الزوار، بالإضافة إلى تلبية أهداف وأهداف المؤسسة.

إدارة المبادرات التعليمية والبرامجية المتعلقة بالمجموعة، بما في ذلك توثيق أهداف البرنامج والجماهير المستهدفة ومقاييس التقييم. إدارة التعليم والبرمجة ضرورية للتفاعل مع جماهير متنوعة، وتعزيز الفهم والتقدير الثقافي، وإظهار قيمة وأهمية المجموعة للمجتمع.