يتم إجراء تقييمات شاملة للحالة وتسجيلها في موسيليرا لكل قطعة. من خلال الفحص البصري والاختبار الفيزيائي وطرق الفحص غير المدمرة (الأشعة السينية، التصوير بالأشعة تحت الحمراء)، يتم تحديد حالة القطعة بالتفصيل. يتم توثيق تغيرات اللون والتشققات والأجزاء المفقودة والمشاكل الهيكلية بالصور الفوتوغرافية.

يتم مراقبة وتسجيل درجة الحرارة (15-22 درجة مئوية) والرطوبة (40-50٪) ومستويات الإضاءة بانتظام. تُجرى قياسات للأشعة فوق البنفسجية ويتم التحكم في جودة الهواء. يتم تحديد الظروف البيئية المثالية لكل نوع من القطع، ويتم الكشف عن الانحرافات تلقائياً. تُتابع قيم المناخ المحلي لواجهات العرض بشكل منفصل.

يتم تنفيذ برنامج حماية استباقي ضد الحشرات والقوارض والآفات الأخرى. تُجرى عمليات تفتيش منتظمة، ويتم فحص مصائد الآفات وتسجيل النتائج. يتبع العمل مبادئ الإدارة المتكاملة للآفات (IPM). يتم تخطيط ومتابعة برامج التبخير عند الضرورة.

تُطبق إجراءات قياسية للتنظيف المنتظم للقطع. يتم إجراء التنظيف المنهجي باستخدام فرش ناعمة وقماش من الألياف الدقيقة ومحاليل تنظيف متخصصة. يتم تسجيل المواد والطرق والمدة المستخدمة لكل عملية تنظيف. يتم تقليل تراكم الغبار إلى الحد الأدنى باستخدام مكانس كهربائية بفلاتر HEPA وأنظمة تدفق هواء محكومة.

يتم تخطيط وتنفيذ معالجات الاستقرار للقطع الهشة أو الحساسة. يتم الحفاظ على السلامة الهيكلية للقطع باستخدام المواد اللاصقة والراتنجات ومواد التعزيز. يتم توثيق المواد والتركيزات وتقنيات التطبيق المستخدمة لكل معالجة بشكل شامل.

يتم فحص ظروف تخزين القطع في المخزن بانتظام. تُستخدم صناديق خالية من الأحماض ورغوة متخصصة ومواد واقية. يتم مراجعة تنظيم التخزين وسهولة الوصول ومعايير الأمان بشكل مستمر. يتم تسجيل موقع تخزين كل قطعة وتفاصيل التغليف في النظام.

يتم تحديد إجراءات خاصة للنقل الآمن للقطع. يتم توضيح معدات النقل ومواد التغليف وتخطيط المسار بالتفصيل. تُجرى فحوصات الحالة قبل النقل ويتم توثيقها بالصور الفوتوغرافية.

يتم إنشاء خطط استجابة للطوارئ للحرائق والفيضانات والزلازل والكوارث الأخرى. يتم تطوير خطط إجلاء القطع ذات الأولوية، وتُجرى التمارين ويتم تقييم النتائج. تُتابع صيانة معدات الطوارئ وحالة الجاهزية.