Проверка состояния
Знайте состояние каждого предмета в любой момент
Muselera фиксирует каждую проверку состояния с её целью, состоянием, фотографиями и документами. Через 24 часа записи блокируются, повреждения отмечаются прямо на фото, а дата следующей проверки всегда на виду.
Почему важна проверка состояния
Проверка состояния — одна из ключевых процедур стандарта управления коллекциями Spectrum. Каждая выдача, каждое перемещение, каждая выставка и каждый инцидент — это момент, когда состояние предмета нужно зафиксировать.
В Muselera каждая проверка — это пронумерованная датированная запись, которую нельзя незаметно изменить задним числом. Так у музея появляется надёжный аудиторский след — для кредитора, страховщика или внутренней проверки.
Возможности проверки состояния
Всё, что нужно регистратору или реставратору для документирования состояния
Пронумерованные записи проверок
Каждая проверка получает собственный номер в пределах года и фиксируется с датой, целью и исполнителем.
21 готовая цель проверки
Выбирайте цель каждой проверки из 21 готового варианта, чтобы группировать проверки и строить отчёты по причинам.
Стандартные термины состояния
Состояние фиксируется стандартными терминами: хорошее, удовлетворительное, плохое и недопустимое. Все описывают состояние одинаково, поэтому результаты можно сравнивать и искать.
Записи, которые нельзя изменить
Запись проверки блокируется через 24 часа после создания. Ошибка в заблокированной записи исправляется новой корректирующей записью, поэтому оригинал всегда остаётся видимым.
Отметка повреждений на фото
Отмечайте повреждения на фото кругами, прямоугольниками, стрелками, свободным рисунком и пронумерованными заметками — в том числе пальцем на планшете. Исходное фото никогда не изменяется.
Фотографии и документы
Прикрепляйте к каждой проверке фотографии и документы, чтобы доказательства всегда оставались вместе с записью.
Контроль и отчётность
Последнее состояние и следующая проверка
В карточке предмета видны последнее состояние и дата следующей проверки.
Состояние в списках и поиске
В списке предметов есть столбец состояния, а предметы можно искать по состоянию.
Отчёт о проверках состояния
Готовьте отчёт о проверках состояния и выгружайте его в Excel.
Как проходит проверка состояния
Начать проверку
Выберите предмет и цель проверки
Зафиксировать состояние
Выберите термин состояния и добавьте заметки
Добавить фото
Прикрепите фото и документы и отметьте повреждения на фото
Блокировка
Через 24 часа запись блокируется и становится частью аудиторского следа
Контроль
Дата следующей проверки появляется в карточке предмета
Преимущества проверки состояния в Muselera
Надёжный аудиторский след
Заблокированные и корректирующие записи показывают, что и когда было зафиксировано
Сопоставимые результаты
Стандартные термины позволяют сравнивать состояние разных предметов и во времени
Работает на планшетах
Отмечайте повреждения пальцем на фото прямо рядом с предметом
Готово для выдачи
Проверки при выдаче и возврате являются частью той же системы
Часто задаваемые вопросы
Короткие ответы на вопросы, которые музеи задают нам чаще всего. Не нашли свой? Наша команда с радостью поможет.
Что такое проверка состояния?
Это датированная запись о физическом состоянии предмета, сделанная с определённой целью — например, для выдачи, перемещения или периодического осмотра. В Muselera каждая проверка — пронумерованная запись с целью, термином состояния, заметками, фото и документами.
Можно ли изменить проверку состояния позже?
Проверку можно редактировать в течение 24 часов. Затем запись блокируется, а ошибка исправляется новой корректирующей записью — видны и оригинал, и исправление.
Какие термины состояния используются?
Хорошее, удовлетворительное, плохое и недопустимое. Поскольку все используют одни и те же термины, состояние можно искать, сравнивать и включать в отчёты.
Можно ли отмечать повреждения на фото?
Да. На фото можно наносить круги, прямоугольники, стрелки, свободный рисунок и пронумерованные заметки, в том числе пальцем на планшете. Исходное фото не меняется.
Используется ли проверка состояния при выдаче?
Да. Проверки при выдаче и возврате проводятся с помощью мастера из записи о выдаче, а форма выдачи (PDF) содержит результаты с фото при выдаче и возврате рядом.
Документируйте состояние уверенно
Посмотрите, как работает проверка состояния в Muselera, на живой демонстрации.